Réunion de présentation BeGlad le 22 octobre

Venez découvrir le produit, et comment nous adressons la réforme du plan comptable applicable au 1er janvier 2020

Solution de suivi de la relation testateurs et de gestion, des dossiers de Legs et Assurances-vie

 

avantages

 

Avec BeGlad, vous:

 

  • Simplifiez et gagnez du temps de gestion

 

  • Améliorez le pilotage de votre l’activité

 

  • Garantissez votre conformité RGPD

 

  • Facilitez la mise en œuvre  de la nouvelle réforme du plan comptable

 

  • Bénéficiez d’une solution évolutive grâce à une nouvelle génération de technologie

 

  • Participez au club utilisateurs “relation testateurs & gestion des libéralités”

 

 

FONCTIONNALITÉS

 

  • Base de données unique pour les chargés de relations testateurs et les gestionnaires de legs

 

  • Saisie des données fiabilisée et uniformisée pour faciliter l’exploitation et l’extrapolation

 

  • Documents pré remplis automatiquement et paramétrables

 

  • Alertes pour ne rien oublier

 

  • Reporting et états pour le pilotage de l’activité et la prospective

 

 

Conception

 

BeGLAD a été construit main dans la main par Generative Objects, APF France handicap et Asphodel Conseil, avec l’implication forte des équipes métiers testateurs et libéralités d’APF France handicap, avec un objectif de création d’un outil applicable à toutes les structures bénéficiant de la générosité du public.

 

EDIIS Aid apporte sa connaissance du secteur associatif, son expertise dans le déploiement de solution Fundraising et la migration de données, son savoir-faire dans l’accompagnement client et l’animation de club utilisateurs.

Les grandes lignes de cette solution

 

Fonctionnellement

 

La solution est construite autour d’une base unique de personnes vivantes ou non.

 

Elle permet de gérer du vivant de la personne : des événements, des courriers, des documents numériques, des donations. Elle offre aussi la possibilité, après le décès, de traiter les assurances vies, un dossier de legs et ce qui le compose : masse successorale, contentieux, recettes dépenses, colégataires, contacts notariaux documents…

 

L’application permet également de prendre de la hauteur et ainsi de piloter l’activité, réaliser des restitutions non chronophages et mener les exploitations financières.

 

Structurellement

 

  • Sans installation préalable

 

  • Accessible depuis un navigateur sur ordinateur ou tablette

 

  • À chaque utilisateur des droits spécifiques de visibilité et de modification (définis par rôle)

 

  • Des données sécurisées et hébergées en France

 

QUI ÊTES-VOUS ? Que voulez-vous faire ?

 

  •   Relations testateurs

     

    La solution vous permet de développer les relations avec vos testateurs potentiels grâce aux outils de suivi, de personnalisation et d’analyse qu’elle vous apporte.

     

    Chaque personne dispose d’une fiche, et est rattachée à un référent de votre équipe.

    Une recherche simple, multicritères permet de retrouver rapidement une personne.

    La fiche d’un testateur comporte des caractéristiques administratives et spécifiques à votre métier. Par exemple les usages (prénom, tutoiement), consentement recueilli, NPAI (n’habite plus à l’adresse indiqué). Vous pouvez également suivre l’évolution de son statut : potentiel, confirmé ou en voie de confirmation, non concerné.

     

    La solution permet de dématérialiser complètement le suivi de la relation. Des documents numériques sont rattachés à la personne et catégorisés. Des courriers personnalisés sont générés à partir de vos modèles et modifiables.

     

    Des événements journalisés sont rattachés à une personne. Vous visualisez l’historique de ses événements : appel, courrier ou témoignage reçu, visite réalisée, courrier envoyé… Et planifiez les évènements à venir.

     

    Les dispositions prises peuvent être saisies rapidement au même titre que les dispositions funéraires et volontés exprimées.

     

    Lors de vos déplacements, la base est consultable sur ordinateur et sur tablette.

     

    Une vision du planning de votre service, sur les 8 prochains jours, est présentée sur votre page d’accueil : il s’agit des actions à mener, à savoir celles que vous avez planifiées et celles générées automatiquement (comme rappel anniversaire).

    Vous pouvez également visualiser, trier et filtrer l’intégralité des événements passés comme futurs.

     

    Les différents exports prédéfinis permettent d’analyser en masse sous Excel entre autres

    • Les évènements (par période, type…)
    • Les dispositions prises (par nature de disposition, période, région, département, affectation…)
    • Les statuts des testateurs (par région, département, statut, date du statut, code origine…)

     

    La solution peut aussi s’adapter facilement à vos besoins sur mesure. Elle peut notamment s’interfacer avec votre base donateur pour mise à jour réciproque par import/export de fichiers (développement sur mesure après analyse de faisabilité)

    • Date du 1er don
    • Date du dernier don
    • Suivi du statut (contacts lors d’une campagne)
    • Codes origine

     

    Elle est évolutive et pourra s’enrichir progressivement de nouvelles fonctionnalités pour mieux répondre aux évolutions des contraintes réglementaires, juridiques et à vos besoins métiers : champs complémentaires, graphique, application mobile.

  •   Gestionnaire legs et assurances-vie

     

    À une personne peuvent être rattachés un dossier de legs (DL) constitué de biens mobiliers et immobiliers et un dossier d’assurances vie (AV) constitué d’un ou plusieurs contrats. Des contentieux peuvent être suivis sur les dossiers de legs, sur un bien ou sur un contrat d’assurance-vie.

     

    Ces éléments sont présentés sous forme de fiches, vous les retrouvez simplement grâce à des recherches multicritères et naviguez aisément de l’une à l’autre.

     

    Vous consultez facilement la liste de tous les dossiers de legs liés à un office notarial ou à un colégataire.

     

    Chaque DL, bien et contrat d’AV dispose d’un état qui permet d’identifier son avancement dans la réalisation.

     

    Les éléments de masse successorale (biens mobiliers et immobiliers) sont caractérisés et disposent notamment d’une estimation à l’ouverture, d’une estimation actualisée et d’une année de réalisation. Un legs privé particulier est un bien avec un traitement particulier dans la présentation et les calculs de masse successorale.

     

    La fiche d’un bien immobilier permet de suivre ses différentes évaluations, les diagnostics réalisés et la mise en œuvre de sa vente : vente de gré à gré ou par adjudication.

     

    Les recettes dépenses (R/D) sont rattachées à un dossier de legs, un bien, un contentieux. Le système vous guide pour définir leur libellé. Cela facilite ensuite leur analyse en masse et leur affectation dans le compte comptable qui convient.

    Dans les rapports, elles sont automatiquement réparties entre siège et autre destination suivant la clé de répartition de votre organisme et la destination principale du dossier de legs.

     

    Des pages sont dédiées à la restitution de données calculées : la balance (ou engagement), la synthèse des recettes dépenses.

     

    La solution permet une gestion dématérialisée de vos legs et assurances-vie. Vous gagnez en temps, en espace et travaillez plus collaborativement.

    • Les documents préparatoires pour présenter un dossier de legs en Conseil d’administration sont générés : texte de projet de procès-verbal, tableau estimation au jour du décès
    • Des modèles de courriers que vous définissez vous-même permettent de créer des courriers modifiables et personnalisés en fonction d’un dossier de legs, d’un bien immobilier…
    • Des documents numériques sont enregistrés dans leur contexte d’utilisation : attachés à une personne, un dossier de legs (testament), un bien immobilier etc. et peuvent être catégorisés.

     

    Des alertes créées automatiquement vous rappellent les échéances nécessitant une action de votre part :

    • Ventes de biens immobilier (date d’obtention des prêts, expiration de bail…)
    • Suivi de contentieux
    • Dispositions funéraires (messe, entretien de la tombe)

     

    Le travail en mobilité est possible. La solution ne nécessite pas d’installation, il suffit juste d’un navigateur pour y accéder sur un ordinateur ou une tablette.

  •   Conseil d’administration et direction générale

     

    Vous disposez d’une vision prospective du portefeuille car les biens sont liés à une année de réalisation (année prévue d’encaissement du produit de la vente).

     

    Les gestionnaires disposent d’une base collaborative contenant l’essentiel pour gérer avec efficacité les libéralités. Les données sont facilement exploitables et analysables. Leur sauvegarde est assurée.

    L’anticipation et le suivi budgétaire sont facilités.

     

    Des documents personnalisés générés automatiquement accélèrent la préparation des procès-verbaux de CA.

    Des rapports de pilotage essentiels sont prédéfinis : estimation d’un dossier de legs au jour du décès, tableau des engagements, tableau des affectations, portefeuille.

     

    La solution est conçue pour gagner du temps, aller à l’essentiel, cadrer les saisies, faciliter le suivi.

     

    Évolutive, la solution est destinée à s’adapter aux nouvelles contraintes réglementaires, financières et juridiques. Des personnalisations sont envisageables pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisme à but non lucratif.

    Elle peut notamment s’interfacer avec d’autres logiciels par import/export de fichiers (développement sur mesure après analyse de faisabilité).

     

    Dès sa conception, la solution a été prévue pour être en conformité avec le règlement général européen de protection des données personnelles (RGPD). Les données sont sécurisées et hébergées en France.

     

  •   Responsable de service relations testateurs et gestion des legs

    Dans certaines associations les services sont séparés mais, de plus en plus, les deux activités de Relations Testateurs et Gestion des Legs sont réunis dans une seule direction la DMPL.

     

    Cette solution permet d’optimiser globalement la collecte liée aux libéralités grâce :

    • Au suivi et à la personnalisation des relations avec les testateurs potentiels
    • Aux fonctionnalités de gestion efficaces et rigoureuses des legs et assurances vie
    • A la vision globale de l’activité qui facilite l’analyse et le pilotage

     

     

    La solution permet de dématérialiser complètement la gestion. Des documents numériques sont rattachés dans différents contextes et catégorisés. Des courriers personnalisés sont générés à partir de vos modèles et modifiables.

    Les modèles sont quant à eux modifiables par des utilisateurs habilités (administration fonctionnelle)

     

    Les biens sont liés à une année prévue de réalisation afin d’avoir une vision prospective du portefeuille.

     

    Des documents personnalisés générés automatiquement accélèrent la préparation des procès-verbaux de CA.

    Des rapports de pilotage essentiels sont prédéfinis : estimation d’un dossier de legs au jour du décès, tableau des engagements, tableau des affectations, portefeuille.

     

    La solution est conçue pour gagner du temps, aller à l’essentiel, cadrer les saisies, faciliter le suivi.

     

    Evolutive, la solution est destinée à s’adapter aux nouvelles contraintes réglementaires, financières et juridiques. Des personnalisations sont envisageables pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisme à but non lucratif.

    Elle peut notamment s’interfacer avec d’autres logiciels par import/export de fichiers (développement sur mesure après analyse de faisabilité).

  •   Direction financière / Service comptable

     

    A chaque recette dépense (R/D) est affectée un libellé métier choisi dans une liste, qui permet au gestionnaire de la caractériser sans ambiguïté. Cela facilite ensuite son affectation dans le compte comptable qui convient.

     

    Toutes les R/D sont exportables pour analyse.

    Un système de verrouillage comptable permet de bloquer la modification des recettes dépenses des exercices passés.

     

    Une clé de répartition entre siège et autre destination est définie pour toutes les recettes dépenses, spécifiquement pour votre structure. Cette clé peut être simple ou complexe si elle dépend de la destination principale du legs et/ou du montant de la recette/dépense.

    Dans les rapports extraits, les parts siège et autre destination sont calculées.

    Vous disposez d’une vision prospective du portefeuille car les biens sont liés à une année de réalisation (année prévue d’encaissement du produit de la vente)

     

    Les gestionnaires disposent d’une base collaborative contenant l’essentiel pour gérer avec efficacité les libéralités. Les données sont facilement exploitables et analysables. Leur sauvegarde est assurée.

    L’anticipation et le suivi budgétaire sont facilités.

     

    Des documents personnalisés générés automatiquement accélèrent la préparation des procès-verbaux de CA.

    Des rapports de pilotage essentiels sont prédéfinis : estimation d’un dossier de legs au jour du décès, tableau des engagements, tableau des affectations, portefeuille.

     

    La solution est conçue pour gagner du temps, aller à l’essentiel, cadrer les saisies, faciliter le suivi.

    Evolutive, la solution est destinée à s’adapter aux nouvelles contraintes réglementaires, financières et juridiques. Des personnalisations sont envisageables pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisme à but non lucratif.

    Elle peut notamment s’interfacer avec votre logiciel comptable par import/export de fichiers (développement sur mesure après analyse de faisabilité).

     

  •   Administrateur technique / Service informatique

     

    Grâce au profil administrateur, les utilisateurs métiers sont autonomes pour gérer les comptes utilisateurs, l’attribution des droits, les paramétrages fonctionnels.

    Le service informatique intervient au minimum : la solution est en mode SaaS (Software as a Service) et donc disponible sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.

    Aucune installation n’est nécessaire, il suffit d’un navigateur web pour l’utiliser.

    Les données sont stockées sur un hébergement sécurisé en France.

     

    Dès sa conception, la solution a été prévue pour être en conformité avec le RGPD

    • Suivi du consentement recueilli
    • Enregistrement de dates utiles pour évaluer l’autorisation de conservation : date de création, date de dernier contact…
    • Export des données personnelles sur demande (à venir)
    • Archivage / suppression par anonymisation (à venir)

     

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